Deur Lindi Jonker
As rekenmeesters, het ons die afgelope jare ‘n aansienlike toename in BTW- en Inkomstebelastingverifikasies en -oudits wat deur die SAID uitgevoer is, opgemerk. Hierdie hersiening en oudits is nie beperk tot die terugbetalings wat deur die SAID verskuldig is nie, maar sluit opgawes in waar betalings verskuldig is en aan die SAID.
‘n Verifikasie is bloot ‘n SAID “kantooroudit of -ondersoek” van relevante en spesifieke dokumente of ander relevante materiaal wat deur die SAID van die belastingbetaler aangevra word. Die belastingbetaler kan voorsien of in skrif of mondelings. ‘n Sperdatum word gegee vir die verskaffing van hierdie inligting en dokumentasie. Afhangende van die bevindings, kan die SAID óf die dokumentasie aanvaar óf ‘n ouditsessie begin en selfs gelyktydig ‘n kriminele ondersoek instel.
Aan die ander kant kan die oudit by die SAID-kantore, elektronies, of soos dikwels die geval is, by die belastingbetaler se perseel uitgevoer word waar die SAID rekeningkundige rekords en oorspronklike dokumente oor ‘n gespesifiseerde tydperk sal ondersoek.
Die proses van ‘n verifikasie, oudit of kriminele ondersoek wat die SAID moet volg en waaraan belastingbetalers moet voldoen, word deur die Belastingadministrasie Wet gereguleer. Hierdie bepalings is bloot ‘n effektiewe metode wat die SAID gebruik om te verseker dat alle verskaffers eerlik, regverdig en gereeld bydra. Enige belastingbetaler kan gekies word vir ‘n verifikasie (versoek om relevante materiaal) of ‘n oudit vir die doel van behoorlike belastingadministrasie. Belastingbetalers kan op ‘n risiko-basis of heeltemal ewekansig vir verifikasie, inspeksie of ‘n oudit gekies word.
Wanneer ‘n BTW-opgawe ingedien word by die SAID, word daardie opgawes teen sekere risiko-faktore op die gerekaniseerde SAID-stelsel beoordeel. As sekere parameters oorskry word, word ‘n hersienings- of verifikasiebrief outomaties aan die belastingbetaler uitgereik. Die SAID kan ‘n hersieningsbrief vir elke BTW-periode uitreik, dus is dit belangrik om u E-Filing-profiel na te gaan vir enige kennisgewings wat u mag ontvang het.
Wat om te verwag tydens ‘n BTW-verifikasie of –oudit
Wanneer die SAID ‘n verifikasie van ‘n belastingbetaler se BTW-opgawe uitvoer, sal hulle ‘n unieke streep-kodebrief elektronies via E-Filing uitreik. Enige terugbetaling sal slegs uit betaal word sodra die verifikasieproses voltooi is.
Die verifikasieproses vereis dikwels dat die belastingbetaler die gedetailleerde BTW-inset- en BTW-uitset verslag, kopieë van die 5 grootste verskafferbelastingfakture, en besonderhede van enige bates wat aangekoop is, insluitend belastingfakture, indien. Dit is raadsaam om geskrewe redes te verskaf vir groot skommelinge in BTW-insette wanneer u hierdie dokumente indien. Die ondersteunende dokumentasie kan via E-Filing opgelaai word of handafgelewer word by u naaste SAID-kantoor binne die tydperk wat deur die SAID gespesifiseer is.
As u onderhewig is aan ‘n verifikasie en die verifikasieproses is voltooi, kan u steeds na ‘n oudit verwys word as deel van die SAID-nakomingsproses. In die geval van ‘n oudit sal u ‘n formele kennisgewing van die oudit ontvang. Indien geen formele kennisgewing van ‘n oudit ontvang word nie, sal u ‘n kennisgewing van assessering ontvang. ‘n Kennisgewing van assessering is waar bevindings tydens die verifikasieproses gemaak is, wat daartoe lei dat die SAID die waardes op die BTW-opgawes aanpas deur sekere BTW-insette te weier.
10 Algemene foute wat besigheidseienaars maak in verband met BTW:
Aanstelling van werknemers wat nie kennis van BTW-regulasies het nie:
Deur onervare personeel aan te stel om die maatskappy se BTW-opgawes voor te berei en in te dien, lei tot onakkurate rekordhouding van BTW-boekhouding. Die verkeerd ingevulde BTW-opgawes verhoog die risiko van ‘n SAID-oudit nadat die onderneming se inkomstebelastingopgawes ingedien is.
Die persoon wat verantwoordelik is vir die boekhouding moet voldoende kennis van die BTW-wette hê om te verseker dat BTW korrek op alle transaksies toegepas word, of die besigheidseienaar moet ‘n rekenmeester vir ‘n dag per maand uitkontrakteer om onakkurate BTW-sette na te gaan en reg te stel, en om die BTW-opgawes te voltooi. Sommige algemene voorbeelde van foute wat onervare boekhouders maak, sluit in die eis van BTW op huurkope of die nie-inagneming van die vrygestelde brandstofheffing wanneer vliegtuigkaartjie-fakture of betalings verwerk word.
Nie-openbaarmaking van alle verkope:
‘n Fout wat baie BTW-verskaffers maak, is dat hulle glo dat omdat ‘n verkoopstransaksie teen nulkoers is, hulle nie die nulkoers verkope op hulle BTW 201-opgawes hoef te openbaar nie. Hierdie siening is verkeerd. Nulkoers verkope moet apart op die BTW 201-opgawe geopenbaar word onder nommer 2 as die verkoop ‘n plaaslike nulkoers lewering is, of onder nommer 2A as die verkoop betrekking het op goedere wat uitgevoer word. Deur nulkoers verkope nie op die BTW-opgawe te openbaar nie, lei dit tot verskille tussen die omset op die jaarlikse finansiële state van die entiteit en die BTW-opgawes, wat onmiddellik ‘n duur BTW-oudit deur die SAID sal veroorsaak.
Onakkurate openbaarmaking of versuim om BTW-insette op kapitaalgoedere te eis
‘n Ander fout is die versuim om BTW-inset op kapitaalgoedere korrek op die opgawes te openbaar of om dit onder nommer 15, “ander goedere en/of dienste aan u verskaf (geen kapitaal)” in te sluit. Die BTW-inset op kapitaalgoedere wat gedurende die BTW-tydperk aangekoop is, moet apart onder nommer 14 op die opgawe, “kapitaalgoedere en/of dienste aan u verskaf,” reflekteer.
Kapitaalgoedere en/of -dienste is bedrae wat verband hou met die verkryging van ‘n bate wat ingevolge algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels gekapitaliseer moet word as vaste bates of eiendom, aanleg en masjinerie. Bates word aangekoop en gebruik om inkomste vir die besigheid oor ‘n tydperk van enkele jare te genereer en het ‘n reswaarde aan die einde van elke finansiële jaar. Daarom word bates nie as ‘n besigheid se uitgawe beskou nie en kan die BTW-insette nie onder gewone standaard goedere en dienste geopenbaar word nie. Byvoorbeeld, die verkryging van nuwe rekenaars is kapitaalgoedere en die installering van die rekenaars is kapitaal dienste wat direk verband hou met die verkryging van die rekenaars
Uitset BTW betaalbaar op versekeringseise ontvang en die verkoop van bates
Enige versekeringseis wat deur u ontvang word, of dit nou vir ‘n bate of gesteelde kontant is, word beskou as ‘n verskaffing deur daardie versekeringsmaatskappy aan die onderneming (u), en die geld wat ontvang word, word beskou as inklusief van BTW. Byvoorbeeld, ‘n motorversekeringseis vir ‘n voertuig wat in ‘n ongeluk betrokke was en wat aan die onderneming deur die versekeringsmaatskappy terugbetaal is, word beskou as ‘n verskaffing aan u, die onderneming, insluitend 15% BTW. Daarom is die fout wat baie BTW-geregistreerdes maak, dat hulle nie die BTW-uitset op versekeringseise wat ontvang is, verklaar en dit aan die SAID oorbetaal nie.
Daarbenewens word die verkoopprys van ‘n bate, behalwe ‘n bate waar ‘n BTW-inset eis geweier is, byvoorbeeld sekere motorvoertuie, beskou as insluitend BTW. Die fout wat baie BTW- geregistreerdes maak, is dat hulle nie die BTW-uitset op die verkoop van die bate openbaar en oorbetaal nie.
BTW-uitset op die ontvangs van ‘n versekeringseis en die verkoop van ‘n bate moet onder nommer 1A van die BTW 201-opgawe weerspieël word.
Rekeningkundige Rekords met die BTW-opgawes Vergelyk voor Indiening
BTW- geregistreerdes wat hulle eie boekhouding en BTW-opgawes voorberei, vergelyk dikwels nie die rekeningkundige rekords en die grootboek met die werklike BTW-opgawes wat ingedien is nie. Byvoorbeeld, die omset wat op die BTW-opgawes verklaar word, stem nie ooreen met die omset soos per die algemene grootboek nie, die BTW-inset wat geëis word, stem nie ooreen met die koste van verkope en uitgawes waar BTW-insette toegestaan word nie, en die totale BTW-bedrag wat verskuldig of terugbetaalbaar volgens die BTW 201-opgawe is, stem nie ooreen met die BTW-berekening in die algemene grootboek nie.
Die probleem vir hierdie BTW- geregistreerdes ontstaan wanneer die finansiële state, opgemaak uit die algemene grootboek, saam met die entiteit se inkomstebelastingopgawe ingedien word. Die SAID se rekenaarstelsel identifiseer die verskil tussen die inkomstebelastingopgawes en die BTW-opgawes en teken dit aan. Die gevolg is dat die SAID die verskaffer sal vra om die rekonsilieëringsverskille te verduidelik, of hulle sal ‘n brief uitreik om ‘n verduideliking van die verskille te versoek. As daar geen geldige redes vir die verskille is wat die SAID sal bevredig nie, sal hulle onmiddellik ‘n volledige oudit begin wat ernstige finansiële gevolge vir die BTW-geregistreerde kan hê.
BTW-uitset op die privaat gebruik van motorvoertuie wat nie aan die SAID betaal is nie
BTW-uitset op byvoordele of die privaat gebruik van motors en verwante uitgawes is aan die SAID betaalbaar op alle motorvoertuie wat deur die BTW- geregistreerdes besit word, selfs al is die motorvoertuig gefinansier, en dit is gebaseer op ‘n formule. Trouens, dit is een van die eerste aspekte van die BTW-nakomingvereistes wat die SAID sal oudit.
Die BTW-uitset op motorvoertuieformule wat maandeliks bereken word en onder nommer 12 op die BTW 201-opgawe geopenbaar word, is soos volg:
‘n Motorvoertuig waar BTW-inset op die aankoop geweier is:
Die “bepaalde waarde” van die voertuig (koste eksklusief BTW en finansieringskoste) wat beskou word as insluitend die BTW-uitset, vermenigvuldig met 0.3% x 15 gedeel deur 115.
‘n Motorvoertuig waar BTW-inset op die aankoop toegelaat word:
Die “bepaalde waarde” van die voertuig (koste eksklusief BTW en finansieringskoste) wat beskou word as insluitend die BTW-uitset, vermenigvuldig met 0.6% x 15 gedeel deur 115.
Die BTW-uitset betaalbaar is in wese ‘n “terugtrekking” van BTW-insette wat geëis is op sekere motoruitgawes wat betrekking het op die private deel van reis, byvoorbeeld, versekering, voertuigdienste, lisensies, ens.
Versuim om vir BTW te registreer wanneer die omsetgrens bereik word
Nie registrasie vir BTW wanneer die BTW-grens bereik is. Dit is krities vir die besigheidseienaar om akkurate rekeningkundige rekords te handhaaf en maandelikse bestuursstate te ontvang, sodat die besigheidseienaar kan bepaal in watter maand die besigheid waarskynlik die R1 miljoen grens sal oorskry. Versuim om te registreer kan daartoe lei dat BTW op alle verkope vanaf die veronderstelde registrasiedatum toegepas word, en ‘n besigheid wat nie vir BTW geregistreer is nie, sal nie geldige belastingfakture hê waarop hulle die BTW-inset kon eis nie, wat daartoe lei dat die besigheid meer BTW betaal as wat hulle sou betaal het as hulle korrek as ‘n BTW- geregistreerde geregistreer was.
Versuim om belastingfakture te bekom en/of te behou
‘n BTW-geregistreerde onderneming mag nie BTW-insette eis as daardie onderneming nie in besit van ‘n geldige belastingfaktuur is nie. ‘n Verskaffer het 21 dae om ‘n geldige belastingfaktuur te verskaf ingevolge die BTW-wet. Versuim om geldige belastingfakture te bekom of te behou sal daartoe lei dat die BTW-inset in ‘n SAID-onderhoud of -oudit-prosedure verwerp word, met boetes en rente wat op die verwerpte BTW-inset eisbedrag gehef word.
Om te verseker dat u verskaffers u voorsien van ‘n geldige belastingfaktuur, moet die volgende inligting op alle belastingfakture wat R5000,00 oorskry, verskyn om die faktuur as geldig vir ‘n BTW-inset aftrekking te beskou:
- Die woorde “Belastingfaktuur” of “BTW-faktuur” moet prominent op die dokument verskyn
- Naam, adres van die verskaffer
- BTW-nommer van die verskaffer
- Geserialiseerde belastingfaktuurnommer en datum van die faktuur
- Naam, adres en BTW-registrasienommer van die ontvanger
- Hoeveelheid goedere of dienste verskaf
- Regte beskrywing van die goedere of dienste verskaf
Totale verkoopprys gehef, insluitend BTW. Die BTW-bedrag moet óf apart aangedui word óf die belastingfaktuur moet ‘n verklaring bevat dat die totale vergoeding BTW @ 15% insluit.
Versuim om te reageer op BTW-verifikasie versoeke van SAID
Versuim om op BTW-oorsigte binne die vereiste tyd te reageer kan lei tot die SAID wat die BTW-insette weier, wat daartoe sal lei dat die belastingbetaler teen hierdie addisionele assessering moet beswaar maak.
Onakkurate boekhouding of versuim om boetes en rente te openbaar
‘n Ander algemene fout is dat BTW- geregistreerdes boetes en rente nie in die boekhouding opneem nie en hierdie bedrae nie in hulle volgende BTW-opgawes insluit nie.
Sodra die verifikasie deur die SAID afgehandel is, kan u een van die volgende verwag:
- Waar geen risiko’s geïdentifiseer is en geen bevindings (foute) gemaak is nie, sal ‘n kennisgewing van die finalisering van die verifikasie via E-Filing, e-pos of pos gestuur word.
- Waar geen risiko’s geïdentifiseer is nie, maar ‘n bevinding gemaak is, sal ‘n kennisgewing van assessering uitgereik word om die belastingbetaler van die aanpassing op die opgawe in te lig.
- Waar verdere risiko’s geïdentifiseer is, sal ‘n Kennisgewing vir ‘n Oudit uitgereik word. As u ‘n terugbetaling geskuld word, sal die terugbetaling slegs betaal word nadat die oudit voltooi is met spesifieke terugbetalingsverifikasies wat deurgegaan is.
‘n Oudit word slegs beskou as begin nadat ‘n formele kennisgewing van oudit deur ‘n spesifieke ouditeur aan die BTW- geregistreerde uitgereik is. Die BTW-geregistreerde mag vereis word om verdere ondersteunende dokumentasie te verskaf of daar sal reëlings getref word vir ‘n terreinbesoek. Die relevante materiaal sal verskil afhangende van die omvang van die oudit.
Die Kennisgewing van die oudit sal die aanvanklike omvang van die oudit aandui. Die SAID-ouditeur sal ‘n magtigingsbrief verskaf waar die terreinoudit uitgevoer gaan word, en die SAID sal elke 90 dae vanaf die datum van kennisgewing verslag doen oor die vordering van die oudit.
Ons onafhanklike rekenmeesters by Business Accounting Network sal verseker dat u rekeningkundige rekords voldoen aan die verskeie wetgewing en algemeen aanvaarde rekeningkundige beginsels en u boekhouer in hierdie kwessies help, sodat enige BTW-verifikasie of oudit wat deur die SAID op u toegedien word, professioneel hanteer kan word, wat u gemoedsrus sal gee.